Communication écrite
Formation Lecture rapide du courrier
Cette formation apprend à traiter efficacement le flux de courriers, de courriels et de pièces jointes reçus au bureau.
Objectifs pédagogiques
- Repérer la structure et l'intention d'un courrier dès le premier regard
- Extraire les informations utiles et les actions attendues d'un message
- Classer le courrier entrant selon son urgence et son importance
- Appliquer une méthode de lecture sélective adaptée à chaque type de document
- Rédiger une note de suivi ou une réponse brève à partir de sa lecture
Programme détaillé
Comprendre comment on lit un courrier
- Les habitudes de lecture qui font perdre du temps : relecture, subvocalisation, fixation
- Les zones qui portent le sens : objet, expéditeur, premier et dernier paragraphes
- Les différents types de courriers professionnels et ce qu'on attend de chacun
Techniques de lecture sélective
- Balayer un document pour en dégager le plan avant de le lire
- Repérer les mots-clés, les dates, les montants et les demandes précises
- Adapter son rythme selon que l'on survole, que l'on parcourt ou que l'on étudie
- S'entraîner sur des courriers de réclamation, de commande et de convocation
Trier et prioriser le courrier entrant
- Construire une grille de tri : à traiter, à déléguer, à classer, à ignorer
- Fixer des créneaux de traitement pour éviter les interruptions
- Annoter un courrier pour gagner en clarté lors du traitement
Transformer la lecture en action
- Résumer un courrier en deux ou trois phrases
- Préparer une réponse type ou une note de transmission
- Mettre en place un suivi des courriers en attente de réponse
Public visé et prérequis
Public visé
- Assistants et secrétaires recevant un volume important de courrier
- Gestionnaires administratifs et agents d'accueil
- Toute personne devant traiter des messages écrits au quotidien
Prérequis
- Savoir lire et écrire le français
- Traiter déjà du courrier ou des courriels dans son activité
Durée et modalités
- DuréeSur mesure, nous consulter
- AccessibilitéNotre référent handicap étudie avec vous les adaptations possibles.
Méthodes pédagogiques
Méthodes
- Exercices de lecture sur des courriers réels anonymisés
- Apports courts du formateur suivis de mises en situation
- Échanges sur les pratiques de chacun et partage de trucs concrets
- Remise d'une fiche méthode à appliquer au poste
Moyens
- Salle équipée ou classe virtuelle avec vidéoprojecteur
- Corpus de courriers et de courriels de travail
- Support de formation remis à chaque participant
Validation de la formation
- Exercice de tri et de synthèse de courriers en fin de parcours
- Attestation de fin de formation
Votre devis personnalisé
Nous établissons votre proposition selon votre besoin, le nombre de participants et le format souhaité.
Financement OPCO
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