Secrétariat
Formation Classement et archivage
Cette formation explique comment organiser, classer et conserver des documents papier et numériques.
Objectifs pédagogiques
- Définir un plan de classement adapté à son activité
- Nommer et ranger les documents de façon cohérente
- Distinguer documents courants, intermédiaires et définitifs
- Connaître les principes de conservation et de destruction des documents
- Organiser un archivage numérique clair
- Protéger les documents confidentiels
Programme détaillé
Les principes du classement
- Les différents modes de classement : thématique, chronologique, alphabétique
- L'élaboration d'un plan de classement
- Les règles de nommage
Le cycle de vie du document
- Les trois âges des documents
- Le tri et l'élimination
- Les durées de conservation, à vérifier selon la réglementation en vigueur
L'archivage physique et numérique
- L'organisation des locaux d'archives
- L'arborescence d'un espace partagé
- La sauvegarde et l'accès aux fichiers
Sécuriser et partager
- La confidentialité et la protection des données
- Les droits d'accès
- Les procédures de prêt et de retour de dossiers
Public visé et prérequis
Public visé
- Secrétaires, assistants, agents administratifs
- Toute personne gérant des dossiers
Prérequis
- Aisance avec l'outil informatique
Durée et modalités
- DuréeSur mesure, nous consulter
- AccessibilitéNotre référent handicap étudie avec vous les adaptations possibles.
Méthodes pédagogiques
Méthodes
- Apports théoriques
- Ateliers de construction d'un plan de classement
- Exercices de nommage de fichiers
- Analyse des pratiques des participants
Moyens
- Salle équipée de postes informatiques
- Jeux de documents fictifs à classer
Validation de la formation
- Questionnaire de connaissances
- Mise en situation de classement d'un jeu de documents
- Attestation de fin de formation
Votre devis personnalisé
Nous établissons votre proposition selon votre besoin, le nombre de participants et le format souhaité.
Financement OPCO
Cette formation peut être financée par votre OPCO, selon votre situation et les conditions de votre financeur.
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