Secrétariat
Formation Standard téléphonique et gestion d'un agenda
Cette formation associe la tenue d'un standard et la gestion d'agendas partagés.
Objectifs pédagogiques
- Décrocher et présenter la structure de manière professionnelle
- Filtrer et transférer les appels à bon escient
- Prendre un message complet et le transmettre
- Gérer les priorités entre appels et rendez-vous
- Planifier, déplacer et confirmer des rendez-vous dans un agenda partagé
- Anticiper les conflits de planning
Programme détaillé
Tenir le standard
- La formule d'accueil téléphonique
- Le questionnement pour orienter l'appelant
- Le transfert et la mise en attente
- La prise de message
Filtrer avec tact
- Répondre quand l'interlocuteur est absent
- Gérer un appelant insistant
- Protéger la disponibilité de son responsable
Gérer un agenda
- Les principes d'un agenda partagé
- Qualifier l'urgence et l'importance d'un rendez-vous
- Les invitations, rappels et annulations
Coordonner appels et planning
- Le lien entre messages reçus et agenda
- L'anticipation des déplacements et des réunions
- La mise à jour régulière du planning
Public visé et prérequis
Public visé
- Secrétaires, standardistes, assistants
- Personnel d'accueil gérant un standard
Prérequis
- Aisance avec l'outil informatique
Durée et modalités
- DuréeSur mesure, nous consulter
- AccessibilitéNotre référent handicap étudie avec vous les adaptations possibles.
Méthodes pédagogiques
Méthodes
- Apports théoriques
- Simulations d'appels
- Exercices de planification sur agenda numérique
- Retours collectifs
Moyens
- Salle équipée de postes informatiques et téléphones
- Cas pratiques remis aux participants
Validation de la formation
- Questionnaire de connaissances
- Mise en situation d'appel et de planification
- Attestation de fin de formation
Votre devis personnalisé
Nous établissons votre proposition selon votre besoin, le nombre de participants et le format souhaité.
Financement OPCO
Cette formation peut être financée par votre OPCO, selon votre situation et les conditions de votre financeur.
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